Les documents qui composent le patrimoine des archives et de la bibliothèque du Fonds patrimonial, comme tous les « objets » du patrimoine culturel, ne naissent pas patrimoniaux, ils le deviennent.

Un processus intellectuel, technique mais aussi manuel, que l’on appelle la chaîne patrimoniale, réunit certaines ressources en savoir et en savoir-faire à la disposition des bibliothécaires et des archivistes, afin que le document sauvegardé soit transmis dans les meilleures conditions aux futures générations. Les bibliothécaires et les archivistes mettent en œuvre la chaîne patrimoniale, c'est à dire l’ensemble des processus techniques de la conservation.

Le catalogage en bibliothèque et l’inventaire en archives consistent à décrire les documents et à désigner chacun par une cote. La conservation matérielle des collections sur support physique, papier, carton, plaques de verres, pellicules, disques vinyles, supports physiques du numérique (DVD), forme en soi une chaîne. Elle s’étend, depuis la boîte ou la chemise de conditionnement, toujours composée de matériaux neutres sans acide susceptible de contaminer l’objet, jusqu’au magasin de conservation qui garantit les conditions d’un climat constant de bonne conservation. Le reconditionnement, le dépoussiérage, la mention des cotes, la restauration des documents abimés sont autant d’opérations manuelles indispensables à la bonne conservation.

Enfin, la communication des documents au public, chercheurs professionnels ou amateurs, et la valorisation par les expositions temporaires, sont une préoccupation constante. Car la finalité de la conservation des collections patrimoniales publiques demeure leur restitution au public. La richesse des collections du Fonds patrimonial se caractérise d’emblée par l’extrême diversité des objets qui les composent : livres, livrets, brochures, affiches, manuscrits, photographies, archives publiques de l’Administration communale entrées par versement, archives privées entrées par dons et achats. Les périodes historiques représentées s’étendent du XVIème au XXIème siècle, depuis les registres paroissiaux de Monaco jusqu’aux livres d’artistes contemporains et aux dernières éditions en Principauté déposées au Dépôt légal. Une telle diversité s’ordonne autour de trois grands fonds ou collections : le Fonds régional, le Fonds précieux et le Dépôt légal.